外字[[2006]06号外语系档案管理制度

外语系文件

外字 [ 2006 ]  06号

外语系档案管理制度

一、档案收集制度

1、接收档案时要坚持严格按照学校有关档案管理的规定标准执行，保证进馆档案的质量，使进馆档案符合档案管理标准化、规范化和现代化的需要。

2、要定期接收外语系各二级部门的档案和有关资料。

3、人事变更时，要做好交接手续，保证及时、完整地收集归档材料。

4、要做好档案、党群档案、行政档案、教学档案、科技档案、声像档案等的收集工作。

二、档案保管制度

1、档案保管必须设置适应需要的空间、专用柜，并有较为完善的防护措施。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施，确保档案的完整与安全。

2、橱具排列有序，并便于管理和通风。

3、案卷排列要自左至右、从上而下地顺序进行，排列要整齐、美观。

4、档案保持清洁，禁止乱放杂物，。

5、每半年对档案保管状况进行一次全面检查，做好检查记录，发现问题及时解决。

6严格档案的出入手续，做好日常登记，统计工作。

7、档案工作人员调动工作时，必须将所保存的档案数量、状况详细交待清楚。

三、档案保密制度

1、档案人员要严格遵守《中华人民共和国保密法》，切实保证档案的完整与安全。

2、档案资料要严加管理，经常清点，不丢失，不泄密。

3、外语系为非涉密单位，禁止处理涉密信息，如有特殊情况，须按照保密制度，上报有关部门予以解决。

4、工作中形成的带有字迹的废纸要集中存放，统一销毁，以免泄密。

四、档案统计制度

1、档案资料的收进和移出随时进行登记。

2、全宗和案卷数量要每年年底汇总、核对一次。

3、及时准确地掌握并记录档案资料的利用情况及效益。

4、按照学校有关部门的要求，随时做好统计报表工作。

5、统计数据要真准确、齐全、及时，符合学校要求。

五、档案利用制度

1、档案管理工作人员要熟悉本系档案资料的情况，主动了解学校、教师及学生对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。

2、对档案要编制目录或利用一定的检索工具，以便及时准确地提供档案。

3、积极搞好档案史料的编研工作，档案工作人员要与有关部门配合，编写机构沿革，大事记、基础数字汇编，文件汇集等，积极主动地为学校各项工作服务。

4、凡查阅档案资料者，要说明查阅目的，经领导批准后方可查阅，借阅的要填写《档案利用登记薄》，并且只限批准的内容，不得随意扩大阅读范围。摘抄、复制档案资料，要注意保密，做好登记，用完后退交销毁。

5、利用者在查阅要爱护档案资料，不得污损、圈划、涂改、折角、拆卷或撕页。

6、查阅完毕，档案工作人员要严格进行清点、核对、办理退还手续。