各处级单位：
为做好学校2014年各类档案归档工作，现将有关事项通知如下：
一、本年度全校归档立卷工作从3月17日开始，具体时间安排见附件。附件中所列的归档时间是归档的最后截止时限，请各单位严格遵守，在时间节点前完成归档组卷工作。特殊情况请提前与档案馆沟通。档案馆将定期在学校办公系统发布各单位归档情况。
二、继续鼓励条件成熟的单位实行网上立卷归档工作。各单位兼职档案员可在本单位访问档案馆网页进行档案目录的录入、输出及组卷工作。网上归档立卷不受归档时间安排的限制，各单位可随时与档案馆联系，档案馆负责相关培训及具体指导。
三、各单位要做好文件材料的收集工作，尤其要加强大事记、统计报表、党团员名册、财务预决算、会议材料、调研材料等“帐外”文件材料，产权关系、个人权益等材料，照片、录音录像、光盘等特殊载体材料以及对外交流和业务活动、专项活动中形成的实物档案的收集力度，确保归档文件材料齐全完整。
四、根据中共中央办公厅、国务院办公厅《电子文件管理暂行办法》的要求，做好2014年度电子文件的归档工作。归档的电子文件一式两套，以光盘或移动硬盘形式存档。
五、归档范围与档案交接清单等相关表格可登录档案馆网页下载，归档时要携交接清单目录的电子版。
六、涉密档案应单独整理、组卷，按规定程序移交档案馆。
七、各单位要做好群众路线教育实践活动形成的各种形式和各种载体文件材料的收集归档工作，确保相关文件材料的齐全完整。
八、根据《哈尔滨工程大学档案工作考核实施办法》（校字〔2010〕14号）的规定，各单位的归档工作纳入学校对其领导班子的年度考核内容。
附件：1. 2014年党群、行政、声像档案归档时间安排
2. 2014年科研、基建、设备、出版、财会档案归档时间安排
3. 2014年教学档案归档时间安排
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