外字[2006 ]18号外语系物品采购及报销管理规定

外语系文件

外字 [ 2006 ]  18号

外语系物品采购及报销管理规定

根据学校有关要求，本着规范外语系物品采购、报销管理程序，节省外语系经费的原则，结合外语系的实际情况，特制定本规定。

一、本规定适用于未列入学校集中采购范围内的物品采购及报销。

本规定中的物品是指各种形态和种类的物品，包括原材料、耗材、设备、器材、产品等。

二、采购程序及要求

（一）系综合办公室、教务办公室、学生工作办公室因工作需要购买物品时，应先提出采购计划，认真填写采购计划单，明确采购物品数量、品质、规格、金额及用途。采购预算资金在500元以下的由系主管领导审批，500元以上（含500元）的由系主任、系主管领导、系行政副主任共同审批；各系、部、中心及各专门项目所需的物品采购分别由系主任、系行政副主任、相关专项负责人审批。

（二）采购计划被批准后，对采购资金总额度不超过500元的物品，可由单人进行采购；采购资金总额度超过500元（含）的物品，必须在进行3家以上的供货单位（部门）进行询价比较的基础上，确定最佳供货单位（部门），并由2人（或2人以上）共同完成采购计划；

（三）对于采购资金单价大于500元的物品，如无法找到3家以上供货单位（部门）的，一般暂缓采购，特殊情况报系主任审批；

（四）货款的支付必须遵守学校相关规定，能以支票形式进行结算的尽量不以现金形式进行结算；1000元以上货款，必须以支票形式结算。

（五）物品到货后，必须由2人以上进行验收，验收人员不为非采购人员。验收程序参照《哈尔滨工程大学仪器、设备（家具）采购实施细则》（校字 [2006] 2号）执行；

（六）物品采购必须严格执行采购程序，经办采购的人员与负责采购计划审批人员及验收人员须相互分离并各负其责，同时提供采购信息人员尽量回避具体采购工作，在审批、采购及验收过程中不得收受回扣及各类馈赠。出现违法违纪行为的，相关人员按法律、法规的有关规定处理。

三、物品采购并验收合格后，由经办人按照学校财务管理规定认真填写报销凭据，经相关负责人审批后到校财务处报销，其中验收人、经办人及审批人必须为不同者，且报销程序应严格按照学校财务管理制度执行。

四、本规定自2007年1月1日起执行，以往系所发相关文件与本管理规定不符之处以本管理规定为准。

附：采购计划单

主题词：采购  管理规定

外语系采购计划单

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